Отчёт о движении денежных средств для собственника

Из трёх управленческих отчётов — о прибылях и убытках, о движении денежных средств и баланса — собственнику малого бизнеса я всегда советую начинать с ДДС. Он самый понятный, его проще всего собрать, и именно он отвечает на вопрос, который волнует больше всего: куда уходят деньги. Прибыль — это мнение, деньги — это факт. Отчёт о движении денег показывает факт.

Зачем собственнику ДДС, если есть бухгалтерия

Бухгалтерская отчётность делается для налоговой. Она собирается раз в квартал, с задержкой, по правилам, которые не имеют отношения к управлению. Из неё почти невозможно понять, почему в этом месяце не хватило денег на зарплату.

Управленческий ДДС делается для вас. Он показывает:

сколько денег пришло и откуда: от каких клиентов, по каким направлениям;
сколько ушло и на что: зарплаты, поставщики, реклама, налоги, кредиты, вывод собственнику;
какой остаток на начало и конец периода по каждому счёту и кассе;
какие деньги заработаны операционной деятельностью, а какие пришли из кредитов или вложений.

У одного клиента, дистрибьютора стройматериалов, до внедрения ДДС собственник раз в неделю звонил бухгалтеру и спрашивал: «Сколько у нас денег?». Ответ он получал, но понять, почему денег меньше, чем в прошлом месяце, не мог. Через два месяца ведения ДДС стало видно, что 18% всех поступлений уходило на обслуживание кредитной линии, которую брали «временно» ещё при запуске второго склада.

Три вида деятельности: главное деление отчёта

Правильный ДДС делит все движения денег на три потока. Это ключ к его пониманию.

Операционная деятельность — всё, что связано с основной работой бизнеса. Оплаты от клиентов, платежи поставщикам, зарплаты, аренда, налоги, реклама. Это сердце отчёта.

Инвестиционная деятельность — покупка и продажа того, что служит долго: оборудование, автомобили, ремонт помещения, разработка сайта или платформы, покупка другого бизнеса.

Финансовая деятельность — движение денег между бизнесом и его источниками финансирования. Получение и погашение кредитов, займы от собственника, вывод дивидендов, вложения партнёров.

Почему это важно? Потому что остаток на счёте может расти по совершенно разным причинам. Если он вырос за счёт операционного потока — бизнес здоров. Если за счёт нового кредита при отрицательном операционном потоке — это тревожный сигнал: вы финансируете убытки долгами.

Главная строка ДДС для собственника — операционный денежный поток. Если он стабильно отрицательный, никакие кредиты и вложения не спасут.

Статьи ДДС: как не утонуть в детализации

Типичная ошибка при внедрении — завести восемьдесят статей. Через месяц бухгалтер начинает разносить платежи куда попало, а отчёт становится нечитаемым. Мой рабочий вариант для малого бизнеса — 15–25 статей.

Поступления

Оплаты от клиентов — можно разделить по направлениям бизнеса, если их два-три.
Предоплаты и авансы — полезно выделять, если у вас длинный цикл сделки.
Прочие поступления: возвраты от поставщиков, проценты на остаток.

Операционные выплаты

Закупка товара и материалов.
Оплата подрядчиков и исполнителей.
Зарплата производственного персонала.
Зарплата отдела продаж, включая бонусы.
Зарплата управленческого и административного персонала.
Реклама и маркетинг.
Аренда и коммунальные платежи.
Связь, программы, сервисы.
Логистика и доставка.
Налоги и взносы.
Банковские комиссии и эквайринг.
Прочие операционные расходы.

Инвестиционные и финансовые

Покупка оборудования и основных средств.
Получение кредитов и займов.
Погашение кредитов и проценты.
Вывод денег собственнику.
Вложения собственника в бизнес.

Статья «прочее» — зона риска. Если она занимает больше 5% выплат, значит, там что-то прячется. Раз в месяц просматривайте её и выносите крупные повторяющиеся платежи в отдельные статьи.

Как собрать отчёт на практике

Для бизнеса с оборотом до 20–30 млн в месяц вполне хватает таблицы. Специализированные сервисы удобнее, но начать можно без них.

Соберите все денежные источники. Расчётные счета во всех банках, кассы, эквайринг, электронные кошельки, карты сотрудников, с которых платятся расходы. Каждый источник — отдельная колонка остатков.
Выгрузите выписки. Большинство банков дают выгрузку в таблицу. Раз в неделю выгружайте выписки и добавляйте в общую базу операций.
Разнесите операции по статьям. Каждой строке назначается статья ДДС и, если нужно, направление бизнеса. Через месяц-два 80% операций будут повторяющимися, и разнесение займёт полчаса в неделю.
Уберите внутренние переводы. Переводы между своими счетами — не поступления и не выплаты. Их нужно помечать отдельно и исключать из отчёта, иначе обороты раздуются вдвое.
Сведите в сводную таблицу. Строки — статьи, колонки — месяцы или недели. Внизу — итоги по трём видам деятельности и остатки.
Сверьте остатки. Остаток на конец периода в отчёте должен совпасть с реальными остатками на счетах. Если не совпадает — где-то пропущена операция.

Как читать ДДС: что смотрит собственник

Отчёт мало собрать, его нужно уметь читать. Вот вопросы, которые я задаю себе, открывая ДДС клиента.

Какой операционный поток за последние три месяца? Положительный и растущий — хорошо. Скачет от плюса к минусу — нужно разбираться с сезонностью и дебиторкой.
Какова доля крупнейших статей расходов? Обычно три-четыре статьи дают 70–80% выплат. Именно в них лежат резервы.
Как меняется зарплатный фонд относительно поступлений? Если поступления растут на 10%, а ФОТ на 25% — вы нанимаете быстрее, чем растёте.
Сколько собственник вывел и из какого потока? Вывод за счёт кредита — плохая идея.
Какой остаток на конец месяца относительно месячных расходов? Меньше двух недель расходов — опасная зона.

Пример чтения

Интернет-магазин товаров для дома за квартал: поступления от клиентов — 14,3 млн, операционные выплаты — 14,9 млн, операционный поток — минус 600 тысяч. Инвестиционный поток — минус 400 тысяч на новый стеллаж и доработку сайта. Финансовый поток — плюс 1,2 млн: взяли кредит на 1,5 млн, погасили 300 тысяч. Остаток вырос на 200 тысяч.

Собственник видел рост остатка и считал, что всё в порядке. На деле бизнес за квартал сжёг 600 тысяч операционных денег и закрыл дыру кредитом. Разбор показал, что закупки товара выросли на 30% при росте продаж на 12% — склад затоваривался позициями, которые плохо продавались. После ревизии ассортимента и распродажи неликвида операционный поток следующего квартала стал плюсовым.

ДДС и отчёт о прибылях: в чём разница

Частый вопрос — почему прибыль в отчёте о прибылях и убытках есть, а денег нет. Причины всегда из этого списка:

клиенты не оплатили отгруженное — растёт дебиторская задолженность;
вы закупили товар, который ещё не продан, — растут запасы;
вы потратили деньги на оборудование — это инвестиция, а не расход месяца;
вы погасили тело кредита — это не расход, но деньги ушли;
вы вывели деньги на себя — это не расход бизнеса, но деньги ушли.

И обратная ситуация: денег много, а прибыли нет. Обычно это авансы от клиентов за будущие работы, отсрочки от поставщиков или свежий кредит. Такие деньги нельзя считать своими.

Поэтому ДДС и отчёт о прибылях нужно смотреть вместе. Первый показывает, хватит ли денег, второй — зарабатывает ли бизнес вообще.

Типичные ошибки при ведении ДДС

Ведут отчёт по одному счёту. Выручка идёт на расчётный счёт, а часть расходов собственник платит с личной карты. Картина искажается.
Смешивают личные и бизнес-деньги. Оплатил из кассы бизнеса отпуск — это вывод собственнику, а не прочий расход.
Разносят раз в квартал. Через три месяца никто не помнит, что за платёж на 87 тысяч. Разносите хотя бы раз в неделю.
Не выделяют НДС и налоги отдельно. Потом налоговый платёж становится неожиданностью.
Используют ДДС вместо планирования. ДДС — это факт. Для управления будущим нужен платёжный календарь, который строится на основе данных ДДС.

Итог

Отчёт о движении денежных средств — самый простой и самый полезный управленческий инструмент для собственника малого бизнеса. Его можно запустить за неделю, а через два-три месяца он начнёт отвечать на вопросы, на которые раньше не было ответа: куда уходят деньги, на что бизнес реально живёт и сколько можно безопасно вывести.

Начните с 15–20 статей, разносите операции раз в неделю и смотрите в первую очередь на операционный поток. Если он стабильно положительный, у вас есть фундамент для роста. Если нет — никакое увеличение продаж не поможет, пока вы не найдёте, где именно утекают деньги.